Zpracování digitalizátů pro uživatele se specifickými potřebami

Workflow

Bibliografický záznam

Pro digitalizát vytvořený pro uživatele se specifickými potřebami vytváříme vždy nový bibliografický záznam.

Je možné postupovat dvěma cestami:

1) buď zduplikujeme stávající záznam pro tištěnou verzi nebo

2) vytvoříme nový záznam a záznamem pro tištěnou verzi se necháme jen inspirovat.

Zduplikování záznamu pro tištěnou verzi

Pokud záznam duplikujeme, postupujeme následujícím způsobem:

1) Vyhledáme si záznam tištěné verze a otevřeme jej v MDE (tlačítko upravit záznam)

2) Klikneme na menu "Práce s celým záznamem - Duplikovat záznam" - vytvoří se duplicitní záznam.

3) Duplikovaný záznam poprvé uložíme - Alma hlásí duplicitu, ale na tuto hlášku nemusíme brát zřetel.

4) V duplikovaném záznamu klikneme na menu: editace záznamu - obohatit záznam (použití norm. pravidel) - Centrum Carolina - uprava zaznamu

5) Rozšíříme ze šablony 1f - Knihy - digitalizáty pro Centrum Carolina (přidat chybějící pole);

- 008 - upravíme pozice 11-15- rok digitalizace

- pole 500 - doplníme rok digitalizace

- pole 500 - způsob digitalizace;

- záznam zkontrolujeme, příp. odstraníme přebytečná interpunkční znaménka v polích: 300, 534, 776

6) Záznam uložíme, pokud je vše v pořádku. Záznam si ponecháme v MDE, abychom mohli vytvořit holdingový záznam a záznam jednotky - viz níže.

Nový záznam - stažení z externí databáze

Pokud není v databázi Alma k dispozici záznam tištěné verze, je možné záznam tištěné verze importovat z externích databází.

V MDE (metadata editoru) ve vrchním menu zvolíme nabídku: Hledat a procházet - Hledat zdroje.

Vybereme profil, v rámci něhož budeme titul dohledávat (český titul - Souborný katalog ČR, zahraniční - např. Výběr ze zahraničních knihoven).

1) Pokud titul najdeme - importujeme jej do MDE (tlačítko import).

2) Další krok: menu - editace záznamu - obohatit záznam (použití norm. pravidel) - Centrum Carolina - uprava zaznamu.

3) Rozšíříme ze šablony 1f - Knihy - digitalizáty pro Centrum Carolina (přidáme chybějící pole).

4)

- 008 - upravíme pozice 11-15- rok digitalizace

- 500 - doplníme rok digitalizace

- 500 - způsob digitalizace;

- záznam zkontrolujeme, příp. odstraníme přebytečná interpunkční znaménka v polích: 300, 534, 776

- je možné (jen pro kontrolu, není to nutné) si srovnat pole popořadě a odstranit přebytečná prázdná pole - menu - editace záznamu - obohatit záznam (použití norm. pravidel) - MARC21Bib Resequence and Clear empty fields

5) Uložíme záznam. Záznam si ponecháme v MDE, abychom mohli vytvořit holdingový záznam a záznam jednotky - viz níže.

Nový záznam bez stažení z externí databáze

Pokud nenajdeme záznam titulu ani v žádné externí databázi, pak je potřeba záznam vytvořit jako zcela nový.

Vytvoříme nový záznam na základě šablony: 1f - Knihy - digitalizáty pro Centrum Carolina.

Vyplníme veškerá pole dle potřeby.

Důležitá pole:

- 008 - pozice 06 - kód "p"; pozice 07-10 - rok vydání původní verze; pozice 11-15 - rok digitalizace; pozice 15-17 země vydání je vždy Česká republika (kód xr); 35-37 - jazyk dokumentu

- 1XX - z původního záznamu tištěné verze

- 245 - z původního záznamu tištěné verze

- 264 - ind. s hodnotou "1" na druhé pozici, nakladatelské údaje - místo, nakladatel, rok vydání

- 300 - 1 online zdroj (rozšíří se ze šablony)

- 336-388 - rozšíří se ze šablony

- 500 - způsob digitalizace;

- 500 - rok digitalizace

- 506 - poznámka o dostupnosti pro studenty se specifickými potřebami (objeví se po rozšíření ze šablony)

- 534 - údaj o originále - sem zadáme údaj o původní tištěné verzi (ze záznamu tištěné verze)

- 6XX - z původní tištěné verze

- 7XX - z původní tištěné verze

- 710 - Centrum Carolina (objeví se po rozšíření ze šablony)

- 776 - přidáme vazbu na tištěný zdroj; o poli 776 viz více zde

- 997 - $$aBK, $$bER

Uložíme záznam. Záznam si ponecháme v MDE, abychom mohli vytvořit holdingový záznam a záznam jednotky - viz níže.

Holdingový záznam

Po uložení bibliografického záznamu klikneme na menu: Přidat inventář - Holdingy (výchozí)

Vyplníme pole 852, $$b knihovna Centrum Carolina ; $$c umístění EZDR

Uložíme.

Jednotkový záznam

Po uložení holdingového záznamu klikneme na menu: Přidat inventář - Přidat jednotku.

V jednotkovém formuláři:

- čárový kód se generuje automaticky

- druh dokumentu vyplníme: jiný vizuální dokument

- v poli Popis zapíšeme: Kontaktujte Carolinu IPSC UK - e-mail: digitalizace@ruk.cuni.cz

- výpůjční pravidla nastavíme: Pro uživatele se speciálními potřebami

Uložíme.

Systém DSpace

- po vytvoření katalogizačního záznamu digi verze je nutné, aby informaci o vytvoření záznamu (včetně MMSID záznamu digi verze) dostalo Digitalizační středisko Centra Carolina - byl vytvořen report, který bude automaticky zasílán každý týden v pondělí v 9:00 na emaily pracovnic Digitalizačního centra

- pracovnice Digitalizačního střediska Centra Carolina do DSpace pomocí poskytnutého formuláře vloží:

a) požadovaná metadata záznamu ze záznamu digi verze dokumentu v ALMA (včetně MMSID tohoto záznamu)

b) přiloží plný text / plné texty dokumentu odešle záznam ke schválení zaměstnancům odd. digitalizace a repozitářů ÚK UK

c) po schválení záznamu do repozitáře dostane zaměstnanec Digitalizačního střediska Centra Carolina provádějící vkládání do repozitáře e-mailem informaci o úspěšném uložení záznamu v repozitáři, a to včetně trvalého odkazu na příslušný digitální objekt.

d) zaměstnanec Digitalizačního střediska Centra Carolina provádějící vkládání do repozitáře tuto informaci zaeviduje způsobem, který upravuje interní metodika jeho pracoviště

Aktivování portfolia

Pro aktivaci portfolia v Almě je nutné získat trvalou adresu digitálního objektu z DSpace.

Tato etapa workflow bude zprovozněna postupně zcela automatizovaně.

Odd. digitalizace a repozitářů v domluvených intervalech dodá odd. EIZ ÚK UK seznam všech MMSID a trvalých odkazů digitálních objektů vložených výše popsaným způsobem do části repozitáře pro digitalizované studijní materiály pro studenty se SP, platný k danému dni a času.

Oddělení EIZ aktivuje jednotlivá portfolia.