Deduplikace bibliografických záznamů

Deduplikace v Almě

Pro deduplikaci bibliografických záznamů je nutné záznamy zobrazit v MDE.

Vždy lze deduplikovat jen dva bibliografické záznamy naráz.

Oba záznamy je nutné zobrazit - ikona - Režim rozdělení editoru (F6) - najednou.

Záznam zobrazený vlevo je vždy PRIMÁRNÍ. K němu se deduplikuje záznam zobrazený vpravo.

Typy duplicit

V Almě se vyskytuje mnoho tisíc zcela jednoznačně duplicitních záznamů, které je potřeba postupně deduplikovat.

Některé záznamy však není nutné deduplikovat, je potřeba je spíše upravit či odstranit, některé nesmíme deduplikovat.

a) záznamy typu GEOEX

Pokud máme dva záznamy, z něhož jeden obsahuje pole 988 s atributem GEOEX, pak tyto dva záznamy nededuplikujeme. Do primárního záznamu z UK, kde je i připojen inventář, vložíme pole 988 s atributem GEOUK. Záznam GEOEX je pak možné zcela odstranit. Blíže viz: GeoBibline.

b) záznamy skryté bez inventáře

Pokud máme dva záznamy, z něhož jeden je skrytý a neobsahuje již žádný inventář, pak je možné skrytý záznam zcela odstranit.

c) duplicita s elektronickou verzí knihy (dokumentu)

V žádném případě nededuplikujeme záznamy, z něhož jeden je záznamem tištěné verze a druhý je záznamem elektronické verze.

d) duplicita se záznamem přívazku v konvolutu

V žádném případě nededuplikujeme záznamy, z nichž je jeden nebo i oba záznamem přívazku v konvolutu.

Jednotlivé kroky pro deduplikaci v MDE

1) Je vždy nutné zkontrolovat oba záznamy a posoudit, který záznam je kvalitnější. K němu se bude deduplikovat druhý (sekundární) záznam.

2) Kvalitní záznam je nutné zobrazit VLEVO.

3) Sekundární záznam je pak nutné mít zobrazený VPRAVO.

4) Klikneme na menu: Práce s celým záznamem - Sloučit a kombinovat.

5) Vybereme rutinu pro sloučení - ""PRAVIDLO PRO DEDUPLIKACI" - TO JE VELMI DŮLEŽITÉ.

6) Tímto pravidlem se spojí bib. záznamy v jeden a zároveň se spojí i inventář.

7) Všimněte si dalších nabídek v panelu sloučení:

Je možné si předem zobrazit, jak bude sloučený záznam vypadat.

Je uvedeno, kolik jednotek se přesune k primárnímu záznamu (včetně holdingu), příp. kolik objednávek a dalších položek.

Sekundární záznam je možné rovnou touto procedurou odstranit.

8) Do primárního záznamu se vloží ze sekundárního záznamu následující pole:

015

020

035

040

072

08X

5XX

6XX

7XX

8XX

9XX

Pole jsou vložena tehdy, pokud je primární záznam neobsahuje nebo pokud je primární záznam obsahuje i jen v mírně odlišné formě. Pokud jsou pole zcela totožná, pole nevloží. Pokud např. primární záznam obsahuje v poli 020 i $$q, ale sekundární jej neobsahuje, pak Alma vloží do primárního záznamu pole 020 ze sekundárního záznamu.

Všechna ostatní pole, která nejsou výše uvedena, se do primárního záznamu nevloží v žádném případě. Pokud je potřeba využít i další pole pro primární záznam - např. pole 240, pak je nutné před deduplikací pole zkopírovat - nabídka menu "Editace záznamu" - Kopírovat pole (Ctrl+Shift+C) a vložit pole (Ctrl+Shift+V). Většinou je však primární záznam kvalitnější a toto není potřeba dělat.

V poli 035 je také vloženo MMSID ze sekundárního záznamu.

9) Po sloučení se zdvojí pole 040 - to je záměrné. Je potřeba z druhého výskytu pole okopírovat veškeré sigly z $$d a nakopírovat je do prvního výskytu pole. Pak je nutné druhý výskyt pole 040 smazat.

Je nutné též záznam prohlédnout a v případě, že se do primárního záznamu dostala některá pole spíše zbytečně - např. další výskyt 020, další výskyt pole 700 s totožným jménem ale jinou rolí v $$4, další výskyty podobných poznámek - pak je nutné i tato pole odstranit, příp. upravit dle potřeby.

10) Záznam je nutné uložit. K záznamu je nyní připojen inventář z původního sekundárního záznamu.

• 
• 
• 
• 
• 

Deduplikace v SKČR

Poté, co je záznam deduplikován v Almě, je nutné opravit údaje o MMSID pro jednotlivé knihovny UK v SKČR.

MMSID deduplikovaného záznamu posílejte emailem na admin-ckis@cuni.cz.