Deduplikace bibliografických záznamů
Pro deduplikaci bibliografických záznamů je nutné záznamy zobrazit v MDE.
Vždy lze deduplikovat dva bibliografické záznamy.
Oba záznamy je nutné zobrazit - ikona - Režim rozdělení editoru (F6) - najednou.
Záznam zobrazený vlevo je vždy PRIMÁRNÍ. K němu se deduplikuje záznam zobrazený vpravo.
1) Je vždy nutné zkontrolovat oba záznamy a posoudit, který záznam je kvalitnější. K němu se bude deduplikovat druhý (sekundární) záznam.
2) Kvalitní záznam je nutné zobrazit VLEVO.
3) Sekundární záznam je pak nutné mít zobrazený VPRAVO.
4) Klikneme na menu: Práce s celým záznamem - Sloučit a kombinovat.
5) Vybereme rutinu pro sloučení - ""PRAVIDLO PRO DEDUPLIKACI" - TO JE VELMI DŮLEŽITÉ.
6) Tímto pravidlem se spojí bib. záznamy v jeden a zároveň se spojí i inventář.
7) Všimněte si dalších nabídek v panelu sloučení:
Je možné si předem zobrazit, jak bude sloučený záznam vypadat.
Je uvedeno, kolik jednotek se přesune k primárnímu záznamu (včetně holdingu), příp. kolik objednávek a dalších položek.
Sekundární záznam je možné rovnou touto procedurou odstranit.
8) Do primárního záznamu se vloží ze sekundárního záznamu následující pole, pokud je primární záznam neobsahuje:
015
020
035
040
072
08X
5XX
6XX
7XX
8XX
Pole jsou vložena i tehdy, pokud je primární záznam obsahuje v mírně odlišné formě. Pokud jsou pole zcela totožná, nevloží. Pokud např. primární záznam obsahuje v poli 020 i $$q, ale sekundární jej neobsahuje, pak Alma vloží do primárního záznamu pole 020 ze sekundárního záznamu.
Všechna ostatní pole, která nejsou výše uvedena, se do primárního záznamu nevloží v žádném případě. Pokud je potřeba využít i další pole pro primární záznam - např. pole 240, pak je nutné před deduplikací pole zkopírovat - nabídka menu "Editace záznamu" - Kopírovat pole (Ctrl+Shift+C) a vložit pole (Ctrl+Shift+V). Většinou je však primární záznam kvalitnější a toto není potřeba dělat.
9) Po sloučení se zdvojí pole 040 - to je záměrné. Je potřeba z druhého výskytu pole okopírovat veškeré sigly z $$d a nakopírovat je do prvního výskytu pole. Pak je nutné druhý výskyt pole 040 smazat.
Je nutné též záznam prohlédnout a v případě, že se do primárního záznamu dostala některá pole spíše zbytečně - např. další výskyt 020, další výskyt pole 700 s totožným jménem ale jinou rolí v $$4 - pak je nutné i tato pole odstranit, příp. upravit dle potřeby.
10) Záznam je nutné uložit. K záznamu bude nyní připojen inventář z původního sekundárního záznamu.