Deduplikace bibliografických záznamů

Deduplikace v Almě

Pro deduplikaci bibliografických záznamů je nutné záznamy zobrazit v MDE.

Vždy lze deduplikovat dva bibliografické záznamy.

Oba záznamy je nutné zobrazit - ikona - Režim rozdělení editoru (F6) - najednou.

Záznam zobrazený vlevo je vždy PRIMÁRNÍ. K němu se deduplikuje záznam zobrazený vpravo.

Jednotlivé kroky

1) Je vždy nutné zkontrolovat oba záznamy a posoudit, který záznam je kvalitnější. K němu se bude deduplikovat druhý (sekundární) záznam.

2) Kvalitní záznam je nutné zobrazit VLEVO.

3) Sekundární záznam je pak nutné mít zobrazený VPRAVO.

4) Klikneme na menu: Práce s celým záznamem - Sloučit a kombinovat.

5) Vybereme rutinu pro sloučení - ""PRAVIDLO PRO DEDUPLIKACI" - TO JE VELMI DŮLEŽITÉ.

6) Tímto pravidlem se spojí bib. záznamy v jeden a zároveň se spojí i inventář.

7) Všimněte si dalších nabídek v panelu sloučení:

Je možné si předem zobrazit, jak bude sloučený záznam vypadat.

Je uvedeno, kolik jednotek se přesune k primárnímu záznamu (včetně holdingu), příp. kolik objednávek a dalších položek.

Sekundární záznam je možné rovnou touto procedurou odstranit.

8) Do primárního záznamu se vloží ze sekundárního záznamu následující pole:

015

020

035

040

072

08X

5XX

6XX

7XX

8XX

9XX

Pole jsou vložena tehdy, pokud je primární záznam neobsahuje nebo pokud je primární záznam obsahuje i jen v mírně odlišné formě. Pokud jsou pole zcela totožná, pole nevloží. Pokud např. primární záznam obsahuje v poli 020 i $$q, ale sekundární jej neobsahuje, pak Alma vloží do primárního záznamu pole 020 ze sekundárního záznamu.

Všechna ostatní pole, která nejsou výše uvedena, se do primárního záznamu nevloží v žádném případě. Pokud je potřeba využít i další pole pro primární záznam - např. pole 240, pak je nutné před deduplikací pole zkopírovat - nabídka menu "Editace záznamu" - Kopírovat pole (Ctrl+Shift+C) a vložit pole (Ctrl+Shift+V). Většinou je však primární záznam kvalitnější a toto není potřeba dělat.

V poli 035 je také vloženo MMSID ze sekundárního záznamu.

9) Po sloučení se zdvojí pole 040 - to je záměrné. Je potřeba z druhého výskytu pole okopírovat veškeré sigly z $$d a nakopírovat je do prvního výskytu pole. Pak je nutné druhý výskyt pole 040 smazat.

Je nutné též záznam prohlédnout a v případě, že se do primárního záznamu dostala některá pole spíše zbytečně - např. další výskyt 020, další výskyt pole 700 s totožným jménem ale jinou rolí v $$4, další výskyty podobných poznámek - pak je nutné i tato pole odstranit, příp. upravit dle potřeby.

10) Záznam je nutné uložit. K záznamu je nyní připojen inventář z původního sekundárního záznamu.