Difference between revisions of "Revize"

From Alma WiKi
Jump to navigation Jump to search
(Založena nová stránka s textem „Kategorie:Správa fondu“)
 
 
(10 intermediate revisions by 2 users not shown)
Line 1: Line 1:
 
[[Kategorie:Správa fondu]]
 
[[Kategorie:Správa fondu]]
 +
 +
== Jednotky, které prošly revizí ==
 +
Pro revizi fondu je zavedena v Almě možnost nastavení statistické poznámky č. 1 v záznamu jednotky.
 +
 +
Pro rok 2021 je k dispozici v roletce nabídka: '''revize 2021'''.
 +
 +
Pro rok 2022 je k dispozici v roletce nabídka: '''revize 2022'''
 +
 +
V dalších letech budou nabídky postupně přibývat.
 +
 +
Statistickou poznámku nelze vyplnit jiným údajem než přednastaveným termínem v roletce.
 +
 +
Vyhledávat lze velmi jednoduše podle statistické poznámky veškeré jednotky, které prošly v daném roce revizí. V roletce v pokročilém vyhledávání je k dispozici přímo text uvedený v poznámce. Lze dělat různé výstupy či seznamy.
 +
 +
Pokud je potřeba dodat statistickou poznámku hromadně k více jednotkám, je potřeba na ÚK UK zaslat seznam čárových kódů těchto jednotek (přes Redmine).
 +
 +
''Pro veškeré další poznámky typu grantů či darů je potřeba používat interní poznámky''.
 +
 +
<gallery>
 +
Revize obr.jpg|Vyhledávání revidovaných jednotek
 +
Revize obr 2.jpg|Vložení textu při editaci jednotky
 +
</gallery>
 +
 +
== Revize v Almě - revizní zpráva ==
 +
Klikněte na menu '''Zdroje – Revize fondu / regálu - zpráva'''. Revizi je možné dělat buď dle knihovny a rozsahu holdingových signatur nebo pomocí předem uloženého vyhledávacího setu. Pro většinu knihoven nebude revize pomocí holdingových signatur zajímavá, proto je dále popsána revize dle možnosti '''Sada / set'''.
 +
 +
V části '''Definice inventáře''' změňte volbu na '''Sada / set'''. Rozsah revize se zde definuje na základě předem připravené a uložené vyhledávací sady (setu), knihovny a umístění. Do části '''Soubor''' je potřeba vložit soubor načtených čárových kódů. Níže je podrobný rozpis pro jednotlivé položky.
 +
 +
* '''Definice inventáře''' - zvolte '''Sada /set'''
 +
* '''Nastavit název''' - zde je potřeba si vybrat předem uloženou sadu vyhledaných záznamů. Po kliknutí na '''Vybrat ze seznamu''' se dostanete seznam uložených sad. Sada by měla obsahovat všechny ''fyzické jednotky'' v knihovně (Pokročilé vyhledávání - fyzické jednotky – knihovna). Pro revizi tak stačí mít jednu uloženou sadu, kde budou všechny jednotky knihovny.
 +
* '''Knihovna''' – ze seznamu si vyberte knihovnu, kde probíhá revize
 +
* '''Umístění''' - ze seznamu vyberte sbírku, kde probíhá revize
 +
* '''Soubor''' - kliknutím na ikonu složky vložte z počítače sadu čárových kódů načtených při revizi. Soubor musí být v excelu a v první buňce nad seznamem ČK musí být napsáno Barcode, aby Alma poznala, o jaký indikátor se jedná
 +
* Jakmile jsou všechna povinná pole vyplněna, klikněte na '''Odeslat'''
 +
* Alma zpracuje soubory, průběh zpracování se Vám zobrazí. Zpracování služby může pár minut trvat. V průběhu zpracování se můžete věnovat jiné práci, o tom, že služba proběhla, dostanete e-mail. Výstup pak najdete v části '''Správce - Přehled úloh''' v záložce '''Historie''' pod názve '''Shelf Report_název Vašeho uloženého setu'''
 +
* U názvu proběhlé služby klikněte na menu se třemi tečkami a vyberte možnost '''Zpráva'''. Otevře se Vám obrazovka, kde je potřeba kliknout na šipku u nápisu '''Analýza''', abyste se dostali k podrobné zprávě. Pokud u jednotlivých nabídek kliknete na menu se třemi tečkami na nabídku '''Náhled jednotek''', tak se Vám zobrazí podrobná zpráva se záznamy revidovaných jednotek. Po zobrazení náhledu si lze vyexportovat seznam jednotek do excelu.
 +
 +
=== Položky v revizní zprávě: ===
 +
 +
* Items in place - jednotky, které jsou na místě a jsou v seznamu načtených kódů
 +
* Missing items but marked in place - jednotky by měly být na místě, ale v seznamu čk chybí
 +
* Items on shelf but marked not in place - jednotky byly načtené, ale přitom dle Almy nemají být na regálu
 +
* Known items not in place - jednotky vypůjčené nebo na regálu rezervací (pokud police s připravenými jednotkami nebyla načtena do vstupního souboru)
 +
* Items on shelf but out of range/set - jednotky sice byly načtené, ale nepatří do rozsahu (např. jsou z jiné sbírky)
 +
* Barcodes with no matched item - načtené čk, které ale nemají záznam v Almě
 +
 +
<gallery>
 +
Rev1.png|Definice inventáře - sada /set
 +
Rev2.png|Výběr uloženého setu
 +
Rev3.png|Povinná pole pro revize
 +
Rev4.png|Excelový soubor načtených čk
 +
Rev5.png|Odeslání souboru na revizi
 +
Rev6.png|Průběh generování revize
 +
Rev7.png|Historie úloh s výsledkem revize
 +
Rev8.png|Výsledek revize
 +
</gallery>

Latest revision as of 11:09, 21 April 2022


Jednotky, které prošly revizí

Pro revizi fondu je zavedena v Almě možnost nastavení statistické poznámky č. 1 v záznamu jednotky.

Pro rok 2021 je k dispozici v roletce nabídka: revize 2021.

Pro rok 2022 je k dispozici v roletce nabídka: revize 2022

V dalších letech budou nabídky postupně přibývat.

Statistickou poznámku nelze vyplnit jiným údajem než přednastaveným termínem v roletce.

Vyhledávat lze velmi jednoduše podle statistické poznámky veškeré jednotky, které prošly v daném roce revizí. V roletce v pokročilém vyhledávání je k dispozici přímo text uvedený v poznámce. Lze dělat různé výstupy či seznamy.

Pokud je potřeba dodat statistickou poznámku hromadně k více jednotkám, je potřeba na ÚK UK zaslat seznam čárových kódů těchto jednotek (přes Redmine).

Pro veškeré další poznámky typu grantů či darů je potřeba používat interní poznámky.

Revize v Almě - revizní zpráva

Klikněte na menu Zdroje – Revize fondu / regálu - zpráva. Revizi je možné dělat buď dle knihovny a rozsahu holdingových signatur nebo pomocí předem uloženého vyhledávacího setu. Pro většinu knihoven nebude revize pomocí holdingových signatur zajímavá, proto je dále popsána revize dle možnosti Sada / set.

V části Definice inventáře změňte volbu na Sada / set. Rozsah revize se zde definuje na základě předem připravené a uložené vyhledávací sady (setu), knihovny a umístění. Do části Soubor je potřeba vložit soubor načtených čárových kódů. Níže je podrobný rozpis pro jednotlivé položky.

  • Definice inventáře - zvolte Sada /set
  • Nastavit název - zde je potřeba si vybrat předem uloženou sadu vyhledaných záznamů. Po kliknutí na Vybrat ze seznamu se dostanete seznam uložených sad. Sada by měla obsahovat všechny fyzické jednotky v knihovně (Pokročilé vyhledávání - fyzické jednotky – knihovna). Pro revizi tak stačí mít jednu uloženou sadu, kde budou všechny jednotky knihovny.
  • Knihovna – ze seznamu si vyberte knihovnu, kde probíhá revize
  • Umístění - ze seznamu vyberte sbírku, kde probíhá revize
  • Soubor - kliknutím na ikonu složky vložte z počítače sadu čárových kódů načtených při revizi. Soubor musí být v excelu a v první buňce nad seznamem ČK musí být napsáno Barcode, aby Alma poznala, o jaký indikátor se jedná
  • Jakmile jsou všechna povinná pole vyplněna, klikněte na Odeslat
  • Alma zpracuje soubory, průběh zpracování se Vám zobrazí. Zpracování služby může pár minut trvat. V průběhu zpracování se můžete věnovat jiné práci, o tom, že služba proběhla, dostanete e-mail. Výstup pak najdete v části Správce - Přehled úloh v záložce Historie pod názve Shelf Report_název Vašeho uloženého setu
  • U názvu proběhlé služby klikněte na menu se třemi tečkami a vyberte možnost Zpráva. Otevře se Vám obrazovka, kde je potřeba kliknout na šipku u nápisu Analýza, abyste se dostali k podrobné zprávě. Pokud u jednotlivých nabídek kliknete na menu se třemi tečkami na nabídku Náhled jednotek, tak se Vám zobrazí podrobná zpráva se záznamy revidovaných jednotek. Po zobrazení náhledu si lze vyexportovat seznam jednotek do excelu.

Položky v revizní zprávě:

  • Items in place - jednotky, které jsou na místě a jsou v seznamu načtených kódů
  • Missing items but marked in place - jednotky by měly být na místě, ale v seznamu čk chybí
  • Items on shelf but marked not in place - jednotky byly načtené, ale přitom dle Almy nemají být na regálu
  • Known items not in place - jednotky vypůjčené nebo na regálu rezervací (pokud police s připravenými jednotkami nebyla načtena do vstupního souboru)
  • Items on shelf but out of range/set - jednotky sice byly načtené, ale nepatří do rozsahu (např. jsou z jiné sbírky)
  • Barcodes with no matched item - načtené čk, které ale nemají záznam v Almě