Revize
Jednotky, které prošly revizí
Pro revizi fondu je zavedena v Almě možnost nastavení statistické poznámky č. 1 v záznamu jednotky.
Pro rok 2021 je k dispozici v roletce nabídka: revize 2021.
Pro rok 2022 je k dispozici v roletce nabídka: revize 2022
V dalších letech budou nabídky postupně přibývat.
Statistickou poznámku nelze vyplnit jiným údajem než přednastaveným termínem v roletce.
Vyhledávat lze velmi jednoduše podle statistické poznámky veškeré jednotky, které prošly v daném roce revizí. V roletce v pokročilém vyhledávání je k dispozici přímo text uvedený v poznámce. Lze dělat různé výstupy či seznamy.
Pokud je potřeba dodat statistickou poznámku hromadně k více jednotkám, je potřeba na ÚK UK zaslat seznam čárových kódů těchto jednotek (přes Redmine).
Pro veškeré další poznámky typu grantů či darů je potřeba používat interní poznámky.
Vyhledávání revidovaných jednotek
Vložení textu při editaci jednotky
Revize v Almě - revizní zpráva
Klikněte na menu Zdroje – Revize fondu / regálu - zpráva. Revizi je možné dělat buď dle knihovny a rozsahu holdingových signatur nebo pomocí předem uloženého vyhledávacího setu. Pro většinu knihoven nebude revize pomocí holdingových signatur zajímavá, proto je dále popsána revize dle možnosti Sada / set.
V části Definice inventáře změňte volbu na Sada / set. Rozsah revize se zde definuje na základě předem připravené a uložené vyhledávací sady (setu), knihovny a umístění. Do části Soubor je potřeba vložit soubor načtených čárových kódů. Níže je podrobný rozpis pro jednotlivé položky.
- Definice inventáře - zvolte Sada /set
- Nastavit název - zde je potřeba si vybrat předem uloženou sadu vyhledaných záznamů. Po kliknutí na Vybrat ze seznamu se dostanete seznam uložených sad. Sada by měla obsahovat všechny fyzické jednotky v knihovně (Pokročilé vyhledávání - fyzické jednotky – knihovna). Pro revizi tak stačí mít jednu uloženou sadu, kde budou všechny jednotky knihovny.
- Knihovna – ze seznamu si vyberte knihovnu, kde probíhá revize
- Umístění - ze seznamu vyberte sbírku, kde probíhá revize
- Soubor - kliknutím na ikonu složky vložte z počítače sadu čárových kódů načtených při revizi. Soubor musí být v excelu a v první buňce nad seznamem ČK musí být napsáno Barcode, aby Alma poznala, o jaký indikátor se jedná
- Jakmile jsou všechna povinná pole vyplněna, klikněte na Odeslat
- Alma zpracuje soubory, průběh zpracování se Vám zobrazí. Zpracování služby může pár minut trvat. V průběhu zpracování se můžete věnovat jiné práci, o tom, že služba proběhla, dostanete e-mail. Výstup pak najdete v části Správce - Přehled úloh v záložce Historie pod názve Shelf Report_název Vašeho uloženého setu
- U názvu proběhlé služby klikněte na menu se třemi tečkami a vyberte možnost Zpráva. Otevře se Vám obrazovka, kde je potřeba kliknout na šipku u nápisu Analýza, abyste se dostali k podrobné zprávě. Pokud u jednotlivých nabídek kliknete na menu se třemi tečkami na nabídku Náhled jednotek, tak se Vám zobrazí podrobná zpráva se záznamy revidovaných jednotek. Po zobrazení náhledu si lze vyexportovat seznam jednotek do excelu.
Položky v revizní zprávě:
- Items in place - jednotky, které jsou na místě a jsou v seznamu načtených kódů
- Missing items but marked in place - jednotky by měly být na místě, ale v seznamu čk chybí
- Items on shelf but marked not in place - jednotky byly načtené, ale přitom dle Almy nemají být na regálu
- Known items not in place - z dokumentace nejasné, v řešení s ExLibris
- Items on shelf but out of range/set - jednotky sice byly načtené, ale nepatří do rozsahu (např. jsou z jiné sbírky)
- Barcodes with no matched item - načtené čk, které ale nemají záznam v Almě
Definice inventáře - sada /set
Výběr uloženého setu
Povinná pole pro revize
Excelový soubor načtených čk
Odeslání souboru na revizi
Průběh generování revize
Historie úloh s výsledkem revize
Výsledek revize
