Rozpočty

Účetní kniha

Rozpočty v Almě jsou děleny do hierarchie. V Almě najdete kromě rozpočtů ještě účetní knihy. Účetní kniha obsahuje všechny rozpočty knihovny. Účetní kniha je tudíž množina všech rozpočtů, které knihovna v daném roce používá. Účetní knihy zakládají správci Almy. Rozpočty jsou zcela v kompetenci knihovny. Účetní knihy mají vždy v názvu zkratku fakulty + rok (např. 2LF 2021).  

Pokud se chcete podívat na rozpočty knihovny, musíte do menu Akvizice - Rozpočty a účetní knihy. Po kliknutí na toto menu se dostanete na seznam svých aktivních rozpočtů a účetních knih. V levém sloupci si pomocí faset můžete zpřesnit, jestli si chcete zobrazit pouze rozpočty nebo účetní knihy. Pokud kliknete na název rozpočtu nebo účetní knihy, dostanete se na podrobnější informace. Jednotlivé funkce budou rozepsány níže.

Účetní kniha je vždy založena pro knihovnu na rok a zakládá ji UKUK. Po kliknutí na název nebo na tlačítko Zobrazit vedle názvu účetní knihy se dostanete na podrobnosti vztahující se k účetní knize. Na kartě Souhrn jsou uvedeny souhrnné informace jak o účetní knize (název knihy, kód knihy, vlastník - vždy knihovna, status, fiskální rok, datum rozmezí fiskálního období) tak souhrnné informace o všech rozpočtech (zůstatek ze všech rozpočtů, čerpání všech rozpočtů). Na kartě Rozpočty jsou pak rozpočty, které jsou zahrnuty do účetní knihy.  

Založení rozpočtu  

V účetní knize na kartě Rozpočty lze přidávat nový rozpočet. Po kliknutí na volbu Přidat rozpočet se nabídne výběr ze dvou možností: Summary fund nebo Přidělený rozpočet. Klasický rozpočet, který obsahuje přidělené finance, se skrývá pod volbou Přidělený rozpočet. Summary fund je množina rozpočtů (možnost přidání další hierarchické úrovně k rozpočtům).

Po kliknutí na volbu Přidělený rozpočet se rozbalí formulář, kde se vyplňují základní informace k rozpočtům, povinná jsou pole: název rozpočtu, kód rozpočtu, vlastník (předvyplněno z účetní knihy). V tomto kroku se nedají přidávat finance, rozpočet se pouze zakládá. Aby bylo možné vložit do rozpočtu částku, která bude moci být čerpána, je potřeba kliknout na pole Aktivovat. Pokud kliknete na volbu Uložit, tak sice bude rozpočet založený, ale nebylo by možné do něj přidávat peníze. Musel by se aktivovat dodatečně po založení. Do neaktivního rozpočtu nelze přidělovat finance.  

Pro přidání peněz do rozpočtu je potřeba si znova otevřít založený rozpočet a kliknout na kartu Transakce. Peníze se přidělují pomocí volby Přidělit rozpočty. Povinné pole je pouze Přidělená částka. Po vyplnění částky, která má být do rozpočtu přidána, je potřeba kliknout na Přidat potvrzení alokace. Po kliknutí na toto tlačítko se zobrazí zpráva o změně stavu přidělených financí, kterou je potřeba potvrdit. Pak se peníze do rozpočtu přidají. Práci s rozpočtem je potřeba ukončit kliknutím  na tlačítko Uložit.  

• 

  Menu Akvizice - Rozpočty a účetní knihy

• 

  Seznam rozpočtů a účetních knih

• 

  Účetní kniha

• 

  Přidání nového rozpočtu

• 

  Zakládání nového rozpočtu

• 

  Přidání peněz do rozpočtu

• 

  Potvrzení přidání peněz do rozpočtu

Využití rozpočtu i po konci fiskálního roku

Fiskální rok v Almě je shodný s kalendářním rokem, jeho trvání je tedy nastaveno od 1.1. do 31.12. Rozpočty z minulého fiskálního roku lze ještě využít i nějakou dobu po konci kalendářního roku, protože objednané knihy mohou chodit ještě v průběhu první poloviny nového roku. Aby bylo možné rozpočet využít i po konci fiskálního roku, je potřeba daný rozpočet otevřít a srolovat do spodní části Pravidla. Pokud jsou všechna pole v této sekci šedá, je nutné kliknout nejprve na tlačítko Přepsat informace o pravidlech, aby bylo možné pole editovat. Poté je potřeba zapsat do polí Vázané prostředky z předcházejícího fiskálního období (počet dnů) a Dodatečná lhůta pro výdaje – konec fiskálního období (dny) počet dnů, kdy lze rozpočet po konci fiskálního roku rozpočet ještě používat (např. 30 pro 30 dnů po konci fiskálního roku). Pro aktualizaci úprav je potřeba kliknout na tlačítko Uložit.

Otevření nového fiskálního roku a uzavření starého fiskálního roku je v kompetenci UKUK. Na plánované ukončení fiskálního roku a otevření nového budete předem upozorněni.