E-přihláška, kategorie uživatelů, synchronizace uživatelů s IS, bloky

E-přihláška

Aby se čtenáři vytvořilo konto v Almě, musí odeslat e-přihlášku. Ta se nachází na webu UKUK na adrese https://knihovna.cuni.cz/e-prihlaska/ Pokud by web UK UK nefungoval, přímý link na přihlášku je https://alma.cuni.cz/registrace/souhlas2/cs. Čtenáři, kteří byli migrováni ještě z Alephu bez e-přihlášky, mají blok “Chybí e-přihláška". Pokud na takového čtenáře narazíte, je potřeba ho požádat o to, aby odeslal e-přihlášku, blok se tím smaže.

V rámci e-přihlášky je nutné, aby byly splněna čtyři kritéria - čtenář musí mít platnou kartu UK, platný vztah k UK, uvedeno bydliště a email. V případě, že jedno ze čtyř kritérií není splněno, e-přihlášku nelze odeslat.

Co dělat v případě, když nejde odeslat e-přihláška:

• Chybí e-mail nebo adresa - pošlete chybějící údaj uživatele + jeho ID na adresu admin-alma@cuni.cz Pokud se jedná o externistu, chybějící údaje doplníme do WhoIS. Pokud se jedná o studenta nebo zaměstnance, tak adresu ani e-mail změnit nemůžeme. E-mail si student nebo zaměstnanec může ve WhoIS změnit sám. O změnu trvalé adresy musí požádat studijní nebo personální oddělení. Někdy se zdá adresa v pořádku, ale přesto nejde odeslat e-přihlášku. Pak je adresa ve WhoIS zapsaná ve špatném tvaru. Obvykle chybí PSČ nebo je číslo domu napsané ve stejném řádku jako jméno ulice. Případy jsou různé, pokud nám pošlete číslo osoby na e-mail admin-alma@cuni.cz, jsme schopni se podívat, co je v adrese špatně a co je potřeba opravit ve WhoIS, aby e-přihlášku odeslat šlo.
• Chybí vztah - uživatel nemá ve WhoIS žádný vztah (má ukončené studium nebo pracovní poměr na UK a nemá ani průkaz externisty nebo klubu Alumni). V takovém případě je potřeba poslat čtenáře do Výdejního centra pro průkaz externisty a ve Whois bude mít nově vztah Externista. Pokud čtenář tvrdí, že studuje nebo pracuje na UK, tak ale tato informace není uvedena ve WhoIS. Doplnit jí musí studijní oddělení v případě studentů nebo personální oddělení v případě zaměstnanců, na některých fakultách v případě zahraničních studentů toto doplňuje zahraniční oddělení. Pokud by ale i nadále nešlo odeslat e-přihlášku, tak nás kontaktujte buď přes admin-alma@cuni.cz nebo před Redmine.
• Chybí průkaz - čtenář nemá platný průkaz. Pokud průkaz má u sebe, buď je už neplatný (velmi často se jedná o průkazky z ukončených kurzů CŽV) nebo je špatně zaregistrovaný. Obecně po skončení studia nebo pracovního poměru by se čtenáři už nemělo půjčovat na průkaz studenta nebo zaměstnance, měl by si dojít pro průkaz externisty. V případě pochybností nebo nejasností napište nám na admin-alma@cuni.cz nebo před Redmine

Odesláním e-přihlášky se čtenář dostane do Almy. Pokud už je v Almě, tak není nutné odesílat e-přihlášku znova. V případě expirované registrace jí může knihovna prodloužit viz dále.

Kategorie uživatele (Uživatelská skupina v Almě)

Kategorie uživatele (v Almě Uživatelská skupina) je čtenářům přidělována automatizovaně na základě vztahu, který má čtenář uvedený ve WhoIS. Pokud má čtenář 2 vztahy (např. studuje na jedné fakultě, ale zároveň je zaměstnaný na jiné fakultě), dostane v Almě vyšší vztah (v předchozím případě tedy bude čtenář v Almě veden jako zaměstnanec).

V Almě se používají následující uživatelské skupiny:

• Student – student bakalářského nebo magisterského studia na UK
• Doktorand – student doktorandského studia na UK
• Stážista - účastník stáže na UK
• Zaměstnanec - zaměstnanec UK
• Spolupracovník UK - pracovník s DPČ nebo DPP na UK nebo člověk, který má ve WhoIS jeden z následujících vztahů: emeritní profesor, hostující profesor, afiliovaný emeritní člen, externí spolupracovník, honorární člen
• Veřejnost - členové Klubu Alumni, účastnící CŽV kurzů, 0. ročníky, kdokoliv, kdo má pouze průkaz externího uživatele služeb bez jiného vztahu k UK
• MVS – knihovny, od kterých knihovny UK žádají MVS nebo ty, kterým knihovny UK půjčují dokumenty v rámci MVS

Délka registrace

Délka registrace čtenáře se liší dle kategorie uživatele a vychází z Knihovního a výpůjčního řádu UK.

Momentálně je délka registrace uživatelů nastavena následovně:

• Student – 6 let, 90 dní před koncem registrace Alma umožní její prodloužení
• Doktorand – 6 let, 90 dní před koncem registrace Alma umožní její prodloužení
• Stážista - 6 měsíců, 90 dní před koncem registrace Alma umožní její prodloužení
• Zaměstnanec - 6 let, 90 dní před koncem registrace Alma umožní její prodloužení
• Spolupracovník UK – 1 rok, 90 dní před koncem registrace Alma umožní její prodloužení
• Veřejnost – 1 rok, 90 dní před koncem registrace Alma umožní její prodloužení
• MVS - 6 let, 90 dní před koncem registrace Alma umožní její prodloužení

Délka registrace není shodná s délkou studia nebo délkou zaměstnaneckého poměru. Pokud uživateli vztah k UK skončí (např. ukončením pracovního poměru nebo ukončením studia), je registrace zkrácena ke dni ukončení vztahu. Zároveň čtenář dostane blok “Ukončený vztah k UK”, který blokuje výpůjčky, prodloužení i rezervace.

Pokud čtenář nemá žádný blok a jeho registrace vypršela (expirovala) nebo mu registrace vyprší za méně než 90 dní, je možné jí v knihovně prodloužit. Postup najdete na wiki v části Prodloužení platnosti registrace. Čtenář si může registraci též prodloužit sám, odkaz je na webu UKUK. Pokud čtenáři vyprší registrace a nemá žádné výpůjčky, pohledávky ani bloky a více než 6 měsíců nevyužije žádnou ze služeb knihoven přes Almu či UKAŽ, je jeho konto z Almy smazáno. Pokud by znovu chtěl využívat služeb knihoven, musí znovu zadat e-přihlášku.

Bloky na čtenářském kontě

Některé bloky jsou přiřazovány v rámci synchronizace s IS, některé mohou zadávat knihovníci v případě potřeby. Některé bloky jsou pouze informativní a lze je překonat, jiné blokují výpůjčky a prodloužení a překonat je nelze.

Bloky používané v rámci synchronizace s IS (knihovník je nikdy nezadává):

• Ukončený vztah k UK – blokuje výpůjčky, prodloužení a zadání požadavku, nepřekonatelné
• Neplatný průkaz – blokuje výpůjčky, prodloužení a zadání požadavku, nepřekonatelné
• Přerušené studium – blokuje výpůjčky, prodloužení a zadání požadavku, překonatelné
• Chybí e-přihláška – blokuje výpůjčky, prodloužení a zadání požadavku, nepřekonatelné

Bloky, které mohou zadávat sami knihovníci:

• Permanentně nevrací – blokuje výpůjčky, prodloužení a zadání požadavku, nepřekonatelné
• Všechna práva zablokována – blokuje výpůjčky, prodloužení a zadání požadavku, nepřekonatelné
• Neplatný e-mail – blokuje výpůjčky, prodloužení a zadání požadavku, překonatelné
• Neplatná poštovní adresa – blokuje výpůjčky, prodloužení a zadání požadavku, překonatelné
• Soudní příprava – blokuje výpůjčky, prodloužení a zadání požadavku, nepřekonatelné
• Podána žaloba k soudu – blokuje výpůjčky, prodloužení a zadání požadavku, nepřekonatelné

Synchronizace uživatelů s IS UK

Synchronizace uživatelů se systémem WhoIS probíhá každou celou hodinu mezi 8.00-20.00.

Synchronizují se vždy následující položky:

• Vztah k UK
• Kategorie uživatele (uživatelská skupina)
• Poznámka - informace o aktuálním vztahu k UK
• Bloky - přidání nebo odstranění bloků Ukončený vztah, Neplatný průkaz, Přerušené studium
• Zkrácení registrace - pokud byl ukončen vztah k UK
• Informace o průkazech - odstranění neplatného, přidání nového
• Jméno a příjmení uživatele - změna jména po svatbě nebo pokud byl ve jméně překlep a ten byl opraven
• Akademický titul

Adresy a e-maily nejsou synchronizovány s IS. Změnu e-mailu nebo korespondenční adresy může udělat sám knihovník pomocí aplikace Address Manager viz wiki, část aktualizace adres a e-mailů