Holdingy a jednotky

V Almě je fyzický fond (fond na fyzických nosičích - knihy, časopisy, hudebniny, CD, audiovizuální nosiče, mapy a pod.) reprezentován třemi vrstvami záznamů.

bibliografické záznamy
holdingy
jednotky.

Bibliografický záznam reprezentuje tzv. vydání dokumentu, v terminologii FRBR je to provedení. V rámci UK bychom proto měli mít pro jedno konkrétní vydání dokumentu vždy jeden bibliografický záznam (v případě vícedílných monografií to může být více záznamů, pokud popisujeme tzv. "zdola" - více viz metodiky katalogizace).

Holdingový záznam reprezentuje umístění dokumentu. Obsahuje většinou údaje o knihovně (dílčí knihovně) a umístění (dříve "sbírka" v systému Aleph). V případě, že knihovny používaly v systému Aleph v rámci jedné jednotky kombinaci dvou signatur, pak též může obsahovat signaturu. Pokud je stejný dokument umístěn i jen v rámci jedné knihovny na více místech, bude mít příslušný počet holdingů.

Jednotka obsahuje údaje ke konkrétnímu výtisku dokumentu - čárový kód, signaturu jednotky, přírůstkové číslo, výpůjční pravidla pro danou jednotku, různé typy poznámek a další údaje.

Vpravo na obrázcích vidíme bibliografický záznam a k němu přivázané holdingy a jednotky. Pohled na možnost úpravy se liší podle uživatelských rolí v Almě.

Nové holdingy

Nové holdingy lze založit v Almě z několika míst. Vždy vás však odkaz dovede do MDE, protože holdingy se zpracovávají ve formátu MARC21 pro holdingy.

V MDE by měl být otevřen bibliografický záznam titulu, k němuž holding přidáváme. Poté v menu "Přidat inventář" lze kliknout na šablonu holdingu (např. pro knihy) a tím se otevře editor pro holdingy.

náhled
náhled
náhled
náhled

Úprava holdingů

Holdingy se upravují výhradně ve formátu MARC 21, proto doporučujeme tuto činnost pouze katalogizátorům, kteří s formátem MARC21 umějí pracovat.

Základním polem, které je nutné vždy vyplnit, je pole 852. Bližší informace viz pole 852.

Nové jednotky

Nové jednotky lze přidávat z různých míst v Almě. Vždy nás však tlačítko upravit jednotky dovede do editoru jednotek. Jednotky lze vkládat přímo z MDE nebo z menu "zdroje - vytvořit fyzickou jednotku". Jednotky je možné vytvářet též duplikováním již stávajících jednotek v holdingu.

náhled
náhled
náhled

Úprava jednotek

V editoru jednotek jsou k dispozici následující pole:

Čárový kód - buď se vloží platný ČK, nebo se generuje automatický defaultní. Pozor na "enterovací skenery" - pokud vložíte ČK skenerem, který entruje, automaticky se záznam uloží. Pro vyplnění dalších polí musíte pak znovu do jednotky vstoupit.
Pokud vytváříte novou jednotku a chcete doplnit k jednotce poznámky nebo chronologie pro časopisy, klikněte na tlačítko Uložit a upravit. Tím se dostanete na další karty Poznámky a Číslování/Chronologie
Pokud založíte novou jednotku duplikováním, jednotka se automaticky uloží.

Šablona pro jednotky

Od května 2024 je v Almě možné si nadefinovat pro zakládání jednotek šablonu, do které je možné si předvyplnit často se opakující údaje. Při zakládání šablony si můžete vybrat, zda bude šablona soukromá (tj. uvidí jí pouze pracovník, který šablonu založil) nebo veřejná (tj. přístupná všem, kteří pracují v Almě). Pokud zakládáte veřejně přístupnou šablonu, musí její název vždy začínat zkratkou fakulty, pro kterou je šablona určena např. FHS_kniha, PrF-BIO_atlas apod. Název šablony se po jejím založení už nedá změnit.

Postup pro vytvoření šablony

otevřete si nějakou existující jednotku a upravte jí tak, aby v ní zůstaly údaje, které se mají opakovat. Je potřeba především smazat pole Položka nákupní objednávky, Datum přijetí, Receiving operator, Datum přírůstkového čísla jednotky, Popis, Signatura a veškeré poznámky. Pole Čárový kód, přírůstkové číslo jednotky, informace o schématu, typ procesu, prefix/suffix signatury jednotky a prefix dočasné signatury Alma do šablony automaticky neuloží, ta tedy není nutné při vytváření jednotky upravovat.
V okamžiku, kdy jsou veškeré úpravy hotovy, klikněte na tlačítko Uložit jako šablonu. Tlačítko se zobrazuje pouze na kartě Obecné, nezobrazuje se, pokud máte otevřenou kartu Chronologie nebo Poznámky. Do pole Název šablony napište název šablony a vedle si vyberte, zda má být šablona veřejná (tj. přístupná všem, kteří pracují v Almě) nebo soukromá (tj. uvidí jí pouze pracovník, který šablonu založil). Pokud zakládáte veřejně přístupnou šablonu, musí její název vždy začínat zkratkou fakulty, pro kterou je šablona určena např. FHS_kniha, PrF-BIO_atlas apod. Název šablony se po jejím založení už nedá změnit. Kliknutím na tlačítko Uložit bude šablona uložena.

Založení šablony pro jednotku
Založení šablony pro jednotku a její uložení

Postup pro založení jednotky pomocí uložené šablony

Jednotku lze pomocí šablony založit buď z metadatového editoru při editaci holdingu nebo ze seznamu jednotek pro jeden konkrétní holding.

Vytvoření jednotky z MDE editoru:

pokud máte v MDE editoru otevřený holding, tak v menu Přidat inventář použijte volbu Přidat jednotku ze šablony.
z rolovacího menu si vyberte šablonu, kterou chcete použít. Následně klikněte na tlačítko Vytvořit jednotku. Zde se zobrazují pouze šablony vytvořené pro Vaši knihovnu
v editoru fyzických jednotek upravte jednotku, která se pomocí šablony vytvořila, a v okamžiku, kdy jsou úpravy hotovy, klikněte na Uložit

Přidat inventář - Přidat jednotku ze šablony
Výběr šablony (MDE editor)
Výběr šablony a vytvoření jednotky (MDE editor)

Vytvoření jednotky ze seznamu jednotek jednoho holdingu:

jednotku lze též přidat ze seznamu jednotek. Musíte se ale do něj dostat přes holding - zobrazit jednotky. Pokud budete v seznamu jednotek, které jsou ve více umístěních (tj. bibliografický záznam má víc holdingových záznamů), volba pro přidání jednotky nebude k dispozici.
nad seznamem jednotek použijte volbu Přidat jednotku ze šablony.
z rolovacího menu si vyberte šablonu, kterou chcete použít. Následně klikněte na tlačítko Vytvořit jednotku. Pozor - v tomto menu se zobrazují veškeré veřejné šablony pro celou UK.
v editoru fyzických jednotek upravte jednotku, která se pomocí šablony vytvořila, a v okamžiku, kdy jsou úpravy hotovy, klikněte na Uložit

Seznam holdingů - zobrazit jednotky
Seznam jednotek - Přidat jednotky ze šablony
Výběr šablony

Smazání existující šablony

otevřete si jakoukoliv jednotku a klikněte na tlačítko Uložit jako šablonu.
z rolovacího menu Stávající šablony si vyberte tu, kterou chcete smazat.
poté se zobrazí tlačítko Odstranit. Kliknutím na něj šablonu smažete
pokud byste změnili název šablony a klikli na Uložit, vytvoří se duplicita a původní šablona v Almě zůstane

Vyhledání uložené šablony
Smazání šablony

Přesouvání jednotek

Přesun jednotek v rámci jednoho záznamu (změna holdingu v rámci stejného záznamu)

Otevřete si seznam jednotek
Vyberte si jednotku nebo jednotky, které chcete přesunout (zaškrtnutím čtverečku vedle jednotky)
Klikněte na menu Spravovat vybrané - Změnit holdingy. POZOR - holding už musí v záznamu existovat, aby tam šlo jednotky přesunout
Vyberte si holding a klikněte na Vybrat. Jednotka se přesune. Pokud je jednotka v holdingu poslední, Alma se zeptá, zda má být holding smazán či nikoliv

Přesun jednotky
Výběr nového holdingu pro přesun

Přesun jednotek k jinému bibliografickému záznamu

Otevřete si seznam jednotek
Vyberte si jednotku nebo jednotky, které chcete přesunout (zaškrtnutím čtverečku vedle jednotky)
Klikněte na menu Spravovat vybrané - Spojit s jiným bib.
Vyhledejte titul, ke kterému se má jednotka přesunout. Na vyhledaný titul klikněte.
Zobrazí se Vám seznam holdingů, které u daného titulu jsou. Zde máte i možnost Přidat nové holdingy (systém Vás přesune do MDE editoru)
Vyberte si holding a klikněte na Vybrat. Jednotka se přesune. Pokud je jednotka v holdingu poslední, Alma se zeptá, zda má být holding smazán či nikoliv

Přesun jednotky k jinému bib. záznamu
Vyhledávání záznamu pro přesun
Výběr záznamu pro přesun
Výběr holdingu

Výmaz jednotek a holdingů

Výmaz jednotky - u jednotky, kterou chcete smazat, klikněte na menu se třemi tečkami a klikněte na Vymazat. Tím se jednotka smaže

Výmaz holdingu - pokud je holding prázdný (není k němu připojena žádná jednotka), tak ho lze vymazat pomocí volby Odstranit holdingy.

Změna procesu zpracování

Změna procesu zpracování je popsána v samostatném uzlu - odkaz