Správa seriálových jednotek
Jednotky
Pokud evidujete jednotlivá čísla časopisu, jako druh dokumentu jednotky se uvede "číslo".
V případě ročenek a dalších seriálů, které vycházejí i např. s dvouletou periodicitou, jako druh dokumentu jednotky uvedeme rovnou "vázaný ročník". Dle tohoto druhu dokumentu je možné poté počítat velikost fondu, příp. přírůstek fondu. Jednotky s druhem dokumentu "číslo" se do velikosti fondu nezapočítávají.
U průběžně odebíraného periodika lze jednotky tzv. predikovat, blíže k predikci jednotek - viz akvizice - Predikce seriálů.
Jak svázat jednotky
Po ukončení ročníku (přijetí všech čísel daného ročniku) je důležité všechna čísla tzv. svázat. Svázání čísel je nutné provést přímo v Almě. Čísla (jednotky) se svazují vždy v rámci jednoho holdingu, je tedy nutné si zobrazit nejdříve holding a až poté jednotky daného holdingu. Aby bylo možné jednotky svázat, je nutné jednotky nejdříve označit v checkboxu a poté se objeví nabídka v rámci menu Spravovat vybrané - Svázat jednotky.
Jako druhý krok se objeví tabulka s potvrzením, že chcete tato čísla svázat:
Pokud nepotřebujete dávat jednotky do fyzické vazby - tedy nastavovat proces, pak následující krok přeskočte, nic nevyplňujte, klikněte rovnou na Vytvořit a upravit. Pokud kliknete na "Vytvořit", jednotka se rovnou vytvoří s druhem dokumentu "Vázaný ročník". Pokud kliknete na "Vytvořit a upravit", dostanete se do editoru a můžete ještě rovnou k jednotce něco přidat nebo upravit.
Zachování signatury, přírůstkového čísla, číslování a chronologie
Po svázání zůstane v jednotce signatura pouze tehdy, pokud je totožná signatura uvedena ve všech číslech daného ročníku.
Totéž platí pro přírůstkové číslo a další údaje, pokud jsou shodné.
Zůstane číslování a chronologie pouze na úrovni ročníku, jednotlivá čísla se odmažou.
Pole popis zůstane prázdné vždy, je nutné je vyplnit.
Přírůstková čísla
Přírůstková čísla se (nejen) seriálům přidělují dle Vyhlášky Ministerstva kultury k provedení zákona č. 257/2001 Sb., o knihovnách a podmínkách provozování veřejných knihovnických a informačních služeb.
V paragrafu §5 se uvádí - citujeme: "U periodického tisku se jako knihovní dokument zaznamenává ukončený ročník nebo svazek." Blíže přírůstkování seriálů vysvětluje např. Mgr. Jan Lidmila v metodice: EVIDENCE, KATALOGIZACE A ADJUSTACE
V KNIHOVNÁCH S LOKÁLNÍ PŮSOBNOSTÍ II., na straně 4.
Po ukončení ročníku je vhodné jednotlivá čísla svázat v Almě a též i ve skutečnosti je buď svázat do vazby nebo vložit např. do desek tak, aby mohla být čísla pohromadě. Svázáním jednotlivých čísel v Almě vznikne jednotka s druhem dokumentu jednotky "vázaný ročník" a zároveň přidělíme přírůstkové číslo, zapíšeme jej do přírůstkové knihy.
V případě ročenek postupujeme jako u běžné knihy. Ročence je hned přiděleno přírůstkové číslo a druh dokumentu "vázaný ročník".
Dvojčísla
V případě, že do knihovny dorazí dvojčíslo, můžeme jednu vypredikovanou jednotku určenou pro číslo využít pro dané dvojčíslo a druhou jednotku čistě odstranit (přes tři tečky - nabídka - Vymazat).
Pokud máte napredikovány jednotky ještě z Alephu (spolu s objednávkou) - prosím obracejte se přes Redmine na ÚKUK, jednotku odstraní. Pokud máte napredikovány jednotky již v Almě, budete moci jednotku běžně odstranit. Více viz: Odstranění jednotek, na něž je navázána objednávka.
Pokud máte napredikovány jednotky z Alephu bez objednávky, jednotky můžete odstranit sami.
Pro správce - postup na smazání zde.
Retrozpracování seriálů
V případě retrokatalogizace zpracováváme rovnou vázané ročníky, neevidujeme jednotlivá čísla samostatně. V případě, že nevlastníme všechna čísla konkrétního ročníku, nejsou vevázána do svazku, uvedeme to do popisu v jednotce.
Vyřazení jednotek
Pokud potřebujeme vyřadit jednotky seriálu, protože byly např. poškozeny nebo se jedná o multiplikáty, postupujeme dle domluveného workflow pro vyřazování: Správa úbytků - vyřazování. Pokud vyřazujeme svazky zapsané v přírůstkové knize, je nutné je uvést do úbytkového seznamu.
Evidence seriálů, které dále neuchováváme
Pokud odebíráme seriály, které slouží pouze k aktuální četbě např. ve studovně a po ukončení ročníku je dále neuchováváme (může se jednat o denní tisk, týdeníky, populárně-naučná periodika), je možné takový seriál též zpracovávat v Almě. Vhodné je to zejména kvůli možnosti dohledání daného seriálu v UKAŽi.U takového seriálu se jednotky po ukončení ročníku nevážou, v Almě je možné mít pouze ilustrativně uvedeno jedno číslo (jednu jednotku) v rámci holdingu, v jehož popisu a poznámce bude uvedeno, že číslo se neuchovává nebo je dostupné ve studovně po konkrétní dobu. Je možné zvolit jakýkoliv typ poznámky dle potřeb knihovny.