Deduplikace bibliografických záznamů
Deduplikace v Almě
Pro deduplikaci v Almě je nutné mít u jednotlivých uživatelů (knihovníků) nastavenu roli tak, aby mohli manipulovat veškerým inventářem v Almě, tedy jednotkami a holdingy všech knihoven na UK. O přidělení těchto práv rozhodují pracovníci Úk UK.
Pro deduplikaci bibliografických záznamů je nutné záznamy zobrazit v MDE.
Vždy lze deduplikovat jen dva bibliografické záznamy naráz.
Oba záznamy je nutné zobrazit najednou v MDE - ikona - Režim rozdělení editoru (F6).
Záznam zobrazený vlevo je vždy PRIMÁRNÍ. K němu se deduplikuje záznam zobrazený vpravo.
Typy duplicit
V Almě se vyskytuje mnoho tisíc zcela jednoznačně duplicitních záznamů, které je potřeba postupně deduplikovat.
Některé záznamy však není nutné deduplikovat, je potřeba je spíše upravit či odstranit, některé nesmíme deduplikovat.
a) záznamy typu GEOEX
Pokud máme dva záznamy, z něhož jeden obsahuje pole 988 s atributem GEOEX, pak tyto dva záznamy nededuplikujeme. Do primárního záznamu z UK, kde je i připojen inventář, vložíme pole 988 s atributem GEOUK. Záznam GEOEX je pak možné zcela odstranit. Blíže viz: GeoBibline.
b) záznamy skryté bez inventáře
Pokud máme dva záznamy, z něhož jeden je skrytý a neobsahuje již žádný inventář, pak je možné skrytý záznam zcela odstranit.
c) duplicita s elektronickou verzí knihy (dokumentu)
V žádném případě nededuplikujeme záznamy, z něhož jeden je záznamem tištěné verze a druhý je záznamem elektronické verze či digitalizátu.
d) duplicita se záznamem přívazku v konvolutu
V žádném případě nededuplikujeme záznamy, z nichž je jeden nebo i oba záznamem přívazku v konvolutu.
e) duplicita se skrytým záznamem, který má inventář
Pokud se jedná o záznam skrytý, který obsahuje pouze vyřazenou jednotku/jednotky, záznamy deduplikujeme níže uvedeným způsobem a navíc je potřeba výsledný bib. záznam odkrýt. Vyřazená jednotka/jednotky nadále zůstane skrytá, protože je v umístění, které je skryté z UKAŽe - blíže viz Skrývání záznamů z Discovery.
Jednotlivé kroky pro deduplikaci v MDE
Deduplikovat můžeme jen dva jednoznačně duplicitní samostatné záznamy, které nespadají výše do skupiny c) či d). Pokud jsme přesvědčeni, že se jedná o duplicitu, pak při deduplikování postupujeme dle níže uvedených kroků:
1) Je vždy nutné zkontrolovat oba záznamy a posoudit, který záznam je kvalitnější. K němu se bude deduplikovat druhý (sekundární) záznam.
2) Je nutné předem zjistit, zda neobsahují bib. záznamy totožné holdingy - viz níže Duplicitní holdingy.
3) Kvalitní záznam je nutné zobrazit VLEVO.
4) Sekundární záznam je pak nutné mít zobrazený VPRAVO.
5) Klikneme na menu: Práce s celým záznamem - Sloučit a kombinovat.
6) Vybereme rutinu pro sloučení - ""PRAVIDLO PRO DEDUPLIKACI" - TO JE VELMI DŮLEŽITÉ.
7) Tímto pravidlem se spojí bib. záznamy v jeden a zároveň se spojí i inventář.
8) Všimněte si dalších nabídek v panelu sloučení:
Je možné si předem zobrazit, jak bude sloučený záznam vypadat.
Je uvedeno, kolik jednotek se přesune k primárnímu záznamu (včetně holdingu), příp. kolik objednávek a dalších položek.
Sekundární záznam je možné rovnou touto procedurou odstranit.
9) Do primárního záznamu se vloží ze sekundárního záznamu následující pole:
015
020
035
040
041
044
072
08X
5XX
6XX
7XX
8XX
9XX
Pole jsou vložena tehdy, pokud je primární záznam neobsahuje nebo pokud je primární záznam obsahuje i jen v mírně odlišné formě. Pokud jsou pole zcela totožná, pole nevloží. Pokud např. primární záznam obsahuje v poli 020 i $$q, ale sekundární jej neobsahuje, pak Alma vloží do primárního záznamu pole 020 ze sekundárního záznamu, protože se pole liší v tom, že v primárním záznamu je i $$q.
Všechna ostatní pole, která nejsou výše uvedena, se do primárního záznamu nevloží v žádném případě. Pokud je potřeba využít i další pole pro primární záznam - např. pole 240 či jiné, které není výše uvedeno, pak je nutné před deduplikací pole zkopírovat - nabídka menu "Editace záznamu" - Kopírovat pole (Ctrl+Shift+C) a vložit pole (Ctrl+Shift+V). Většinou je však primární záznam kvalitnější a toto není potřeba dělat.
V poli 035 je také vloženo MMSID ze sekundárního záznamu.
10) Po sloučení se zdvojí pole 040 - to je záměrné. Je potřeba z druhého výskytu pole okopírovat veškeré sigly knihoven UK, které v prvním výskytu chybí a vložit je do prvního výskytu pole 040 do $$d. Pak je nutné druhý výskyt pole 040 smazat.
Je nutné též záznam prohlédnout a v případě, že se do primárního záznamu dostala některá pole spíše zbytečně - např. další výskyt 020, další výskyt pole 700 s totožným jménem ale jinou rolí v $$4, další výskyty podobných poznámek - pak je nutné i tato pole odstranit, příp. upravit dle potřeby.
11) Záznam je nutné uložit. K záznamu je nyní připojen inventář z původního sekundárního záznamu.
Duplicitní holdingy
Někdy se může stát, že před deduplikací dvou bib. záznamů zjistíme, že obsahují totožné holdingy. To se stane v tom případě, kdy jedna knihovna vlastní např. dvě jednotky téhož titulu, jsou uloženy na stejném místě, nicm. jsou připojeny ke dvěma různým bib. záznamům.
Postup je možné zvolit různý, navrhujeme dodržovat níže uvedené kroky:
1) Zvolíme si primární bib. záznam.
2) Přesuneme jednotky od sekundárního záznamu do holdingu primárního záznamu - viz blíže Přesouvání jednotek.
3) Pokud sekundární záznam neobsahuje žádné další holdingy a jednotky, je možné prázdný holding i sekundární bib. záznam rovnou smazat.
4) Pokud sekundární záznam obsahuje ještě další holding/y a jednotky, je nutné postupovat nadále při deduplikaci tak, jak je popsáno výše v kapitole: Jednotlivé kroky pro deduplikaci v MDE.
Deduplikace v SKČR
Poté, co je záznam deduplikován v Almě, je nutné opravit údaje o MMSID pro jednotlivé knihovny UK v SKČR.
Deduplikaci v SKČR provádějí pracovníci Ústřední knihovny.